KW 19 | 2026

Entlastung durch KI in der Verwaltung

Liebe Leserin, lieber Leser,

bis vor Kurzem war der Nutzen generativer KI für Verwaltungsaufgaben noch begrenzt. Das Formulieren, Zusammenfassen oder Strukturieren von Texten funktionierte bereits gut. Sobald es jedoch darum ging, interne Unterlagen zuverlässig auszuwerten, mehrere Dokumente miteinander zu verknüpfen und daraus belastbare Informationen abzuleiten, stießen die Modelle schnell an ihre Grenzen.

In den vergangenen Monaten hat sich das spürbar verändert. Aktuelle KI-Modelle können deutlich präziser und zugleich DSGVO-konform mit bereitgestelltem Material arbeiten. Sie erkennen Zusammenhänge verlässlicher, werten Dateien sorgfältiger aus und erstellen aus internen Unterlagen brauchbare Übersichten, Zusammenfassungen oder sogar fertig ausgefüllte Formulare.

Gerade für die Verwaltung in der Erwachsenenbildung sind das wichtige Entwicklungen, denn hier lag das Entlastungsversprechen nie in der Automatisierung. Die tatsächliche Belastung entsteht im Alltag dadurch, dass Mitarbeitende sich kleinteilig durch gewachsene Ablagen, unterschiedliche Förderlogiken, Tabellen, Zuständigkeiten und Prozesswege bewegen müssen, um herauszufinden, was in einem konkreten Fall zu tun ist.

Genau hier werden durch generative KI nun ganz neue Arbeitsweisen möglich, die deutlich zuverlässiger als noch vor einigen Monaten funktionieren. Es ist nicht mehr der Mensch, der sich mühsam durch die Eigenlogik der Verwaltung kämpfen muss; nun ist es die KI-Assistenz, die Verwaltungsdaten durchforstet und sie für die Fragen, Aufgaben und Arbeitsweisen der Menschen aufbereitet.

Man muss dann nicht wissen, wo eine Regelung abgelegt ist, wie ein Prozess offiziell heißt oder welche Vorlage aktuell gilt. Stattdessen kann man mit der konkreten Situation beginnen: „Ich möchte eine Anschaffung über 800 € tätigen. Was muss ich beachten?“

Auch umfangreiche Datei-Ablagen lassen sich nun einfacher zugänglich machen. Der Ordner selbst bleibt, wie er ist. Doch KI kann eine zusätzliche Ansicht darauf erzeugen, wie zum Beispiel eine HTML-Datei, die im selben Ordner liegt und die vorhandenen Inhalte übersichtlicher erschließt. Diese Ansicht kann als Wiki, Dashboard, Checkliste, Zeitstrahl, Ampelübersicht oder was auch immer gestaltet sein.

Der Ordner bleibt für alle derselbe. Was sich verändert, ist die Art, wie eine Person darauf blickt und Zugang dazu findet. Die KI gibt dabei nicht eine feste, „richtige“ Ordnung vor. Vielmehr entscheidet der Nutzer selbst, welche Ansicht für seine aktuelle Aufgabe hilfreich ist.

Hier im Beispiel zeigt die HTML-Datei auf einen Blick an, welche Dateien für den Förderantrag im Ordner vorliegen und welche noch fehlen.

Eine Person kann sich eine Übersicht nach Fristen erzeugen lassen, eine andere nach Zuständigkeiten, eine dritte nach fehlenden Unterlagen. Der Ausgangspunkt ist die Frage: Was brauche ich gerade, um gut arbeiten zu können?

Man kann es mit einer Landkarte vergleichen. Die Landschaft bleibt dieselbe, aber je nach Bedarf erstellt man sich eine andere Karte. Wer wandern will, braucht markierte Routen. Wer ein Grundstück bewerten will, braucht Flurstücke und Grenzen. Wer Hochwassergefahren einschätzen will, braucht Höhenlinien und Überschwemmungszonen.

Daher liegt in der Erwachsenenbildung das eigentliche Potenzial nicht in der Automatisierung, sondern im indivuellen Zugriff auf vorhandenen Informationen.

Die fachliche Einordnung und Prüfung bleiben dabei weiterhin beim Menschen. Denn gerade in der Erwachsenenbildung sind Ablagen, Prozesse und Zuständigkeiten oft organisch gewachsen, durch unterschiedliche Förderlogiken geprägt und nicht vollständig dokumentiert. Vieles beruht zudem auf informellem Wissen und eingespielten Routinen. Deshalb braucht es weiterhin Erfahrung, Kontextwissen und Urteilskraft.

KI kann Orientierung geben, am Steuer aber bleibt weiterhin der Mensch. Das klingt erst einmal nach wenig, aber angesichts der Zeit und der Energie, die wir zuweilen auf der Suche nach Informationen verlieren, ist das ein immenser Fortschritt. Erstmals gehören unsere Aufmerksamkeit und unsere Energie der tatsächlichen Aufgabe, nicht mehr der Suche nach den für sie notwendigen Informationen.

Sprechen Sie uns an. Wir begleiten Sie mit Workshops, Keynotes, Moderation und Beratung.

Christiane Carstensen, David Röthler und Sonya Dase
von Milenu (Abre numa nova janela)und Dase & Carstensen (Abre numa nova janela)

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Außerdem im Infobrief:

• Gruselig

• Ein Drittel aller neuen Webseiten ist KI-generiert

• Promptguide von OpenAI für das neue ChatGPT 5.5

• Das Ende der KI-Flatrate: Auch zahlende Nutzer stoßen an Grenzen

• Datensouveränität: Wenn die KI auf dem eigenen Rechner läuft

• Termine rund um KI und Erwachsenenbildung im DACH-Raum

Gruselig

Es lässt sich unauffällig an die Kleidung clippen, wiegt nur 32 Gramm und vergisst nichts. Der Looki L1 (Abre numa nova janela), vermarktet als „Lebensbegleiter" mit künstlicher Intelligenz, filmt, hört zu und analysiert. Drei Mikrofone fangen jedes Wort der Umgebung ein, eine Kamera mit 109-Grad-Sichtfeld dokumentiert in regelmäßigen Intervallen, was vor den Augen seines Trägers geschieht, ob tagsüber beim Essen, oder beim Spaziergang im Park.

Der Hersteller verspricht eine „intelligente Erinnerung", die das eigene Leben kuratiert. Die KI weiß, mit wem Sie die meiste Zeit verbracht und was Sie gegessen haben, ob Sie heute zu lange am Handy waren und warum Sie gestresst sind.

Eine kleine Notiz aus dem Werbematerial verrät den Ton: „Mason sieht sehr glücklich mit dem Keks aus. Aber pass auf seinen Zuckerkonsum auf." Der freundliche Ratgeber kennt also auch die Kinder im Umfeld.

Aufgenommen wird in Intervallen von 30 Sekunden bis zwei Minuten, gespeichert auf 32 Gigabyte und später in der Cloud. Das Gerät ist klein, leise und unauffällig. So unauffällig, dass man es im Café am Nebentisch leicht übersieht. Im Bus oder beim Familienessen kann es längst mitlaufen, ohne dass jemand es bemerkt.

Der Träger konserviert seine Erinnerungen. Alle anderen werden Teil davon, ohne es zu wissen.

Ein Drittel aller neuen Webseiten ist KI-generiert

Eine Untersuchung des Imperial College London und der Stanford University zeigt, dass rund 35 Prozent aller frisch veröffentlichten Webseiten inzwischen ganz oder teilweise von einer Maschine stammen. Vor dem Start von ChatGPT Ende 2022 lag dieser Anteil bei null. Die Forscher sprechen von einem der schnellsten Umbrüche der Internetgeschichte.

Für die Studie wurden Stichproben aus dem Internet Archive mit einem KI-Erkennungstool ausgewertet. Zwei Befunde stechen heraus: Maschinell erzeugte Seiten ähneln sich inhaltlich auffällig stark, wodurch die Themen- und Meinungsvielfalt im Netz schrumpft. Zudem ist die Tonlage KI-generierter Texte deutlich positiver als der Ton “menschlicher” Texte.

Andere Befürchtungen wie mehr Falschangaben, weniger Quellen oder das Verschwinden persönlicher Schreibstile wurden durch die Forschungsergebnisse nicht bestätigt.

Eine Ausnahme gab es bei Nachrichten. Eine Untersuchung der Europäischen Rundfunkunion ergab, dass KI-Chatbots Nachrichteninhalte in rund 45 Prozent der Fälle fehlerhaft zusammenfassen. Wer in diesem Bereich Zusammenfassungen erstellen lässt, sollte sie unbedingt sorgfältig gegenprüfen.

Die Studienautoren warnen davor, die Lage zu verharmlosen, denn eine gleichförmige Online-Welt könne ähnlich schaden wie gezielte Desinformation.

Sie regen an, menschliche Urheberschaft durch technische Markierungen nachweisbar zu machen und Suchmaschinen so zu konfigurieren, dass die Vielfalt der Beiträge, Meinungen und Berichterstattung sichtbarer wird. Heise (Abre numa nova janela)

Promptguide von OpenAI für das neue ChatGPT 5.5

OpenAI hat am 23.04. das neue (kostenpflichtige) Frontier-Modell ChatGPT 5.5 veröffentlicht, das speziell für komplexe Aufgaben konzipiert wurde. Parallel dazu hat OpenAI einen Prompting-Leitfaden (Abre numa nova janela)veröffentlicht.

Lange Zeit galt die ungeschriebene Regel, dass gute Prompts möglichst ausführlich sein sollten. Schritt für Schritt vorgeben, jede Eventualität abdecken, mit Großbuchstaben und "IMMER" und "NIEMALS" arbeiten. Bei GPT-5.5 funktioniert genau das oft schlechter als ein klar formulierter kürzerer Prompt. Das Modell denkt selbstständiger und braucht weniger Geländer. Wenn Sie ihm zu viele Schritte vorschreiben, engen Sie es in seiner Leistungsfähigkeit eher ein.

Löschen Sie Ihre alten Promptvorlagen und beschreiben Sie stattdessen lieber das Ziel, nicht den Weg dorthin. Statt zu erklären, wie die KI vorgehen soll, beschreiben Sie, woran man ein gutes Ergebnis erkennt. Was soll am Ende drinstehen? Für wen ist es gedacht? Wie lang darf es sein? Wann ist die Aufgabe wirklich erledigt?

Bei der Formatierung reagiert GPT-5.5 mittlerweile feinfühliger auf konkrete Wünsche:

• "Antworte in Fließtext, keine Bullet Points"

• "Maximal 200 Wörter"

• "Schreib für Laien, ohne Fachjargon"

• "Zuerst die Empfehlung, dann die Begründung"

Wenn die KI Quellen nutzt, hilft eine klare Ansage, wie sie damit umgehen soll. Etwa, dass sie sich auf das stützt, was sie wirklich findet, und nichts dazudichtet.

Kurz: Schreiben Sie der KI so, wie Sie eine Aufgabe an eine kompetente Kollegin übergeben würden. Nennen Sie das Ziel, den Rahmen, was Ihnen wichtig ist und vertrauen Sie darauf, dass der Rest sich findet. So in etwa ist die Denke von GPT 5.5.

Das Ende der KI-Flatrate: Auch zahlende Nutzer stoßen an Grenzen

Die Ära der KI-Flatrates neigt sich dem Ende zu. Selbst in kostenpflichtigen Tarifen erreichen Nutzerinnen und Nutzer zunehmend Limits.

Der Grund liegt in einem Wandel der Nutzung: Moderne KI-Modelle beantworten längst nicht mehr nur kurze Fragen. Besonders deutlich zeigt sich das bei Claude (Abre numa nova janela) des US-Anbieters Anthropic. Der Dienst hat sich vor allem bei Softwareentwicklung und sogenannten agentischen Arbeitsabläufen etabliert, d.h. Aufgaben, bei denen die KI selbstständig mehrere Schritte plant, ausführt und überprüft. Anthropic hat deshalb zusätzliche Wochenlimits für die Bezahltarife Pro und Max eingeführt.

Der Grundpreis für Anwender bleibt, doch die enthaltene Nutzung wird stärker reglementiert. Gelegenheitsnutzer dürften kaum etwas bemerken; wer jedoch regelmäßig umfangreiche Dokumente bearbeitet, lange Prompts formuliert, eher die tokenintensiven Reasoningmodelle präferiert oder Code generieren lässt, stößt auch in Bezahlmodellen rasch gegen die Decke.

Die Flatrate war einmal. Die Branche steuert auf verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle zu. Entscheidend wird künftig nicht die Zahl der Nachrichten sein, sondern die Rechenleistung, die eine Aufgabe tatsächlich beansprucht.

Datensouveränität: Wenn die KI auf dem eigenen Rechner läuft

Wer ChatGPT, Claude, Gemini oder Deepseek nutzt, schickt jede Anfrage in die Cloud meist in die USA, manchmal nach China, selten nach Europa. Für viele Inhalte ist das unproblematisch. Bei vertraulichen Daten, internen Strategiepapieren oder personenbezogenen Informationen sieht die Sache anders aus. Die Antwort darauf heißt lokale KI: Open-Weights-Modelle wie Llama, Mistral oder Gemma laufen direkt auf dem eigenen Laptop, ohne dass auch nur ein Byte den Rechner verlässt. Keine Cloud, kein Konzern, keine geopolitische Abhängigkeit.

Die österreichische Tageszeitung “Der STANDARD” hat sich kürzlich angesehen, wie nützlich lokale LLMs im Alltag tatsächlich sind (Abre numa nova janela), und benennt die zwei zentralen Schwachstellen kommerzieller Modelle klar: hoher Energieverbrauch und Risiko für vertrauliche Daten. Lokale Modelle drehen dies um: Die Daten bleiben lokal. Der Energieverbrauch ist maximal so hoch wie die Leistung des Computernetzteils, also vielleicht 40 oder maximal 60 Watt.

So überzeugend das erst einmal klingt, so muss man auch die Nachteile klar benennen. Lokale KI braucht Hardware: Ein älterer Laptop reicht für kleine Modelle, ernsthaftes Arbeiten verlangt aber 32 GB RAM aufwärts, idealerweise einen Apple-Silicon-Mac oder eine dedizierte GPU (Grafikprozessor). Die Antworten sind manchmal langsamer, die Modelle (noch) nicht ganz auf dem Niveau von ChatGPT oder Claude, und das Setup mit Tools wie Ollama oder LM Studio ist für Einsteiger:innen eine kleine Hürde.

Der Trend zeigt aber klar in eine Richtung: Open-Weights-Modelle holen rasant auf, neue Generationen wie Gemma 4 liefern auf Mittelklasse-Hardware Ergebnisse, die vor zwei Jahren nur in der Cloud denkbar waren. Wer sich heute mit lokaler KI beschäftigt, baut Kompetenz für eine digital souveräne Zukunft auf – unabhängig von Washington, Peking und den Geschäftsmodellen großer Plattformen.

Zum Start sei allen Experimentierfreudigen https://lmstudio.ai/ (Abre numa nova janela) oder https://www.nomic.ai/gpt4all (Abre numa nova janela) empfohlen.

Fortsetzung hier bei 51° Nord folgt. 

Terminübersicht KI und Erwachsenenbildung im DACH-Raum

Eine Terminübersicht zu Fortbildungen, Events und Tagungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz rund um KI, Erwachsenenbildung und Bildungsmanagement finden Sie hier. (Abre numa nova janela)

18.05.26
#denkbar (Abre numa nova janela)– (Abre numa nova janela) Offener Raum für gemeinsames Denken über KI (Abre numa nova janela)
19.30–21.00 Uhr
mit und von David Röthler
Online

31.05.–14.06.26
"Zertifikat Generative KI im Sprachunterricht" (Abre numa nova janela)
bei telc gGmbH
mit Sonya Dase und Christiane Carstensen

12.06.26
Online Barcamp: KI-Austausch ohne Grenzen – Zukunft und Bildung gemeinsam gestalten (Abre numa nova janela)
Schwerpunkt des Barcamps liegt auf schulischer Bildung
14.00–18.00 Uhr

17.06.26
Future Skills Day (Abre numa nova janela)
Wie KI Arbeit und Lernen in Unternehmen verändert​​
9.00–17.00 Uhr
Fraunhofer IAO

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51° Nord ist eine Gemeinschaftsredaktion von Milenu (Abre numa nova janela) und Dase & Carstensen (Abre numa nova janela).