Planen, ohne auszubrennen

Wie du deinen Alltag wieder fühlen kannst, statt nur zu funktionieren

Dein Tag beginnt, und noch bevor du deinen Kaffee austrinkst, hast du dir einen Überblick verschafft, was für Termine heute anstehen, die richtigen Brotdosen gesucht, Frühstück für die Kinder bereitgestellt, nebenbei Mails gelesen, falls wieder eine kurzfristige Info von der Schule kam und Zähne nachgeputzt. Dann musst du selbst los und irgendwann um 11 Uhr fällt dir auf, dass du selbst noch gar kein Frühstück hattest.

Der Gedanke „Ich muss einfach mehr schaffen“ macht es nicht leichter.

Ich kenne dieses ständige Hinterherlaufen. Unendlich viele kleine Aufgaben zu haben, die ständig im Hinterkopf rumoren. Und das Gefühl zu haben, dass alles irgendwie zu kurz kommt.

Das hier wird kein Artikel über das perfekte System, mit dem du noch mehr schaffen kannst. Aber ich will dir gern ein paar Dinge mitgeben, mit denen ich gelernt habe, realistisch, elternalltag-tauglich und nervensystemfreundlich das zu schaffen, was am Wichtigsten ist.

Was im Gehirn passiert, wenn wir ständig in Reaktion leben

• Unser präfrontaler Cortex – der Bereich, der plant, steuert, priorisiert – arbeitet schlechter, wenn wir gestresst sind. Dann übernimmt das „Feuerlöscher-System“: Alles fühlt sich dringend an, nichts wird wirklich wichtig.

• Jede kleine Entscheidung kostet mentale Energie. Je mehr offene Loops („Ich müsste eigentlich noch…“) im Kopf kreisen, desto schneller erschöpft unser Arbeitsgedächtnis.

• Multitasking ist ein Mythos: Das Gehirn springt hin und her. Dieses ständige Task-Switching kostet Zeit und Nerven und erhöht Stresshormone. Am Ende fühlen wir uns beschäftigt, aber nicht produktiv.

• Fehlende Pausen machen unsere Stressreaktion starrer. Ohne Pufferzeiten rutschen wir schneller in Überforderung – und die Fähigkeit, sinnvoll zu priorisieren, sinkt.

Wir können unser Gehirn unterstützen, statt es zu überladen. Mit einfachen, strukturierten Entscheidungen – und mit Freundlichkeit und Nachsicht uns selbst gegenüber.

Strategien, die tragen und entlasten:

1. Das 3-P-Prinzip: Prioritäten, Pausen, Puffer. Wir lesen oft, dass wir den Tag am Morgen planen sollten. “Nur zwei Minuten, bevor dein Tag losgeht”. Meiner Erfahrung nach ist das zwar toll und sicher machbar für manche Menschen, aber gerade für Eltern ist es häufig entspannter, das am Abend zu tun. Diese Fragen stelle ich mir:

   • Was sind die 3 wichtigsten Dinge morgen? (nicht 7, nicht 12)

   • Welche Puffer plane ich ein? (ich überschätze bewusst die benötigte Zeit für Aufgaben - und manchmal stellt sich heraus, dass ich den Puffer tatsächlich brauche)

   • Wann mache ich eine Pause? (10 Minuten reichen mir nicht, ich möchte mindestens 30 Minuten einplanen)

   Wir sind keine Roboter. Planung ohne Puffer rächt sich.

2. Zeit blocken: Ich habe gefühlt alle Produktivitätssysteme ausprobiert. Ständig neue Planer gekauft, Templates heruntergeladen. Was hängen geblieben ist, ist Calendar Blocking: Ich plane meine Zeit in Blöcken. Uni-Zeit, Morgen- und Abendroutinezeit mit den Kindern, Briefe-öffnen-Zeit, Nerviger-Kleinkrams-Zeit, Lernzeit, Quality Time, Pausezeit. Viele dieser Blöcke sind über Monate fest eingeplant und ich habe für alles Reminder, um die Wegzeiten mit einzuberechnen.

   Bei wichtigen Deadlines plane ich rückwärts: Die Statistik-Klausur ist Ende November, die Probeklausur Mitte November, was sind meine Aufgaben vorher und bis wann sollte ich sie erledigt haben? Wie viel Zeit braucht das pro Monat, pro Woche? An welchen Tagen ist fixe Lernzeit und was genau sind sinnvolle Aufgaben?

   Ich nutze den Apple-Kalender und habe für die unterschiedlichen Bereiche unterschiedliche Farben. So sehe ich auch auf einen Blick, wie ausgeglichen meine Zeitplanung ist.

3. Die „One Big Thing“-Regel: Wenn alles wichtig wirkt, stelle ich mir die eine Frage: Welche eine Sache macht mein Leben in einer Woche leichter?

   Vielleicht ist es ein Anruf, eine Mail, eine Wäscheladung, ein Ordner, den ich sortiere. Kleine Schritte machen häufig die größten Unterschiede.

4. Arbeitsgedächtnis entlasten: Ich schreibe alles auf, sobald ich davon weiß oder mir ein Gedanke kommt. Das Gehirn ist keine Festplatte; eher ein Jonglier-Künstler. Weniger Bälle in der Luft halten zu müssen, entlastet. Früher hatte ich Post-Its, (sehr hübsche) Notizbücher, Notizen auf dem Handy und drölfzig kleine Zettel, die irgendwo herumflogen. Jetzt habe ich in einem (physischen) Kalender einen “Future Log” (das ist ein Konzept aus dem Bullet-Journal-System). Das ist quasi eine Master-To-Do-Liste. Unsortiert, ohne Priorität. Eine Art “Parkplatz” für Gedanken. Ab und zu mache ich einen “Brain Dump” und schreibe alles auf, was mir in den Kopf kommt. Dann erst priorisiere ich und plane direkt einen Fokusblock im Kalender ein. Und manchmal streiche ich die Aufgaben auch einfach wieder durch, weil ich merke, dass sie doch nicht so wichtig ist oder ich sie delegieren kann.

5. Motivationsschwankungen einplanen: Durch das Calendar Blocking habe ich zwar feste Zeiten für bestimmte Aufgaben, aber mein “Ich kriege jetzt mal Dinge geregelt, die ich sonst aufschiebe”-Block ist nicht spezifisch. Er findet immer freitags statt und zu dem Zeitpunkt schaue ich mir an, was in der Woche liegen geblieben ist. Manchmal ist das ein bestimmter Anruf oder eine E-Mail. Oder einen Termin auszumachen, eine neue Glühbirne oder Batterien zu kaufen, das Lego aus meinem Zimmer wieder ins Kinderzimmer zu bringen. Manchmal ist das, Pausen zu machen. Der “Trick”: Manchmal fehlt mir zu einem bestimmten Zeitblock einfach die Motivation oder die Kraft, eine Aufgabe zu erledigen. Und dann mache ich nichts. Aber mit dem Hintergedanken: Wenn es wichtig ist, habe ich einen Puffer am Freitag. Und freitags habe ich meistens recht viel Motivation, weil ich die Aufgabe nicht mit ins Wochenende nehmen will. Ich weiß, wie ich funktioniere und nutze das.

Wichtig ist nicht, alles umzusetzen und noch produktiver zu werden. Wir brauchen Ausgleich. Wir brauchen mentale Entlastung. Wir brauchen es, Aufgaben abgeben zu können und ein bisschen weniger zu jonglieren. Die Bälle, die wir jonglieren, haben unterschiedliche Qualitäten. Manche sind aus Glas, manche aus Plastik, manche aus Gummi. Und manchmal fällt ein Ball runter und wir stellen fest, dass er doch nicht kaputt geht.

Über den Unterschied zwischen Glas-, Plastik- und Gummibällen geht es beim nächsten Neuroletter. Ich freu mich, wenn wir uns dann wieder lesen!

Herzlich,

Anna

Was aus diesem Artikel spricht dich spontan an, weil du entweder schon gemerkt hast, wie gut es dir tut - oder weil du noch nicht genug davon in deinem Alltag hast? Damit es nicht beim Wissen bleibt, sondern in die Praxis umgesetzt wird, suche dir eine der Ideen und überlege, was für eine Mikro-Gewohnheit du diesen Monat regelmäßig(er) umsetzen möchtest.

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• Über Ansprüche und das Loslassen (Abre numa nova janela)

• Kummerkasten: “Mein Familienleben laugt mich aus” (Abre numa nova janela)

• Kummerkasten: “Wie schaffe ich den Alltag mit zwei Kindern unter 2 Jahren?” (Abre numa nova janela)

Selbstreflexionsfrage des Monats

Wenn du morgen mit exakt derselben Energie und denselben Ressourcen aufwachst wie heute – aber mit einem komplett gelöschten Gefühl von „Ich müsste eigentlich…“, welche eine Sache würdest du zuerst zu tun? Und was sagt dir das über das Gewicht deiner inneren Verpflichtungen vs. deiner echten Prioritäten?

Neuronugget des Monats:

Wusstest du, was „Prospektive Erinnerung“ ist? Das bedeutet, sich an zukünftige Aufgaben zu erinnern. Klingt banal, ist aber eine der anspruchsvollsten Gedächtnisleistungen, weil sie Planung, Aufmerksamkeit, Zeitgefühl und exekutive Funktionen gleichzeitig braucht. Das ist der “Browser mit 27 geöffneten Tabs”. Prospektive Erinnerung wird im Alltag zu einer Vollzeitaufgabe.

Wenn wir versuchen, alles im Kopf zu behalten, arbeiten Gedächtnis- und Stresssystem gleichzeitig. Das kostet Fokus und macht emotional dünnhäutiger.

Deshalb fühlt es sich manchmal so entlastend an, die Gedanken einfach alle mal aufzuschreiben. Notizen, Timer, Kalender, Apps - egal was, Hauptsache, es funktioniert für dich. Einfache Regeln wie zu einem bestimmten Zeitpunkt (am besten fest eingeplant) alle Gedanken runterzuschreiben und das, was nur zwei Minuten braucht, zu diesem Zeitpunkt auch direkt zu erledigen, hilft enorm.

Mini-Challenge aus deinem Workbook:

Im Workbook “Raum für mich”, das du bekommst, wenn du den Neuroletter abonnierst, gibt es ein Kapitel über Organisation (ab Seite 12). Auf Seite 15 findest du eine Übung zu Aufgaben, die Energie schenken, Energie ziehen oder neutral sind. Schreibe dir das heute auf - und schau mal, wie viel von den Energieschenkern in deinem Alltag eingeplant sind.

Ich hoffe, dass dir dieser Neuroletter weiterholfen hat. Ich freue mich, dich weiter zu begleiten. Wenn du Gedanken, Fragen oder Kritik hast, schreibe mir gern hier auf Steady als Kommentar oder Nachricht. Kummerkasten-Fragen kannst du mir ebenfalls senden. Ich beantworte sie innerhalb von einer Woche - weil ich eine feste Zeit für den Kummerkasten eingeplant habe.

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